Avez-vous déjà croisé des collaborateurs qui regardent leur téléphone ou qui s’ennuient en réunion ? Ou d’autres encore qui ne prennent jamais la parole ?… Forcément ! Mais en tant que leader, sachez qu’il existe des solutions concrètes pour rendre vos réunions plus collégiales et productives. « Alors que la diversité des collaborateurs apporte de nombreux bénéfices aux entreprises, c’est aussi pour elles un énorme défi à gérer », rappelle la coach professionnelle et formatrice Joanna Menezes, qui animait ce webinar sur le sujet des réunions inclusives.

Pas de diversité sans inclusion

 « L’inclusion reste la clé du succès, c’est-à-dire le fait de créer des conditions pour que chacun se sente accueilli, respecté, soutenu et valorisé », explique-t-elle. Et cela passe par un environnement de travail propice à la sécurité psychologique de chacun, mais aussi par des réunions plus inclusives.

De quoi s’agit-il exactement ? « Des réunions dans lesquelles les contributions de tous sont appréciées et où chacun se sent à l'abri des jugements par exemple », répond Joanna Menezes. Ce genre de réunion idéale est malheureusement encore loin de la réalité. D’après une étude de la Harvard Business Review menée dans une grande banque mondiale, seuls 35 % des employés déclarent se sentir à l'aise pour contribuer régulièrement aux réunions. Parmi eux, on trouve souvent des personnes introverties, des collaborateurs qui travaillent à distance et des femmes.

L’importance de l’inclusion dans les réunions

Or mettre en place des réunions plus inclusives, où toutes les idées sont entendues, engendre de nombreux avantages pour l’entreprise :

• Plus grande capacité de créativité et d'innovation
• Amélioration de la résolution des problèmes et de la prise de décision
• Amélioration de la communication et de la collaboration
• Augmentation de l'engagement et de la fidélisation
• Bien-être des employés et cohésion de l'équipe

5 bonnes pratiques pour des réunions plus inclusives 

• Prendre en compte certains éléments avant la réunion

Se demander par exemple : Quels collaborateurs inviter ? Quelle est l’heure la plus adaptée ? Quels sont leurs besoins ?...

• Créer les bonnes conditions

Prévoir du temps pour que chacun se présente, établir des règles concernant la ponctualité, la prise de parole, l’usage du téléphone, etc.

• S’assurer que chacun est écouté

Inviter certains collaborateurs à s’exprimer, empêcher que certains ne coupent la parole, partager d’abord toutes les idées puis parler en dernier quand on est leader.

• Permettre à chacun de contribuer de différentes façons

Par exemple de manière anonyme en utilisant des outils en ligne comme Klaxoon, ou en proposant aux participants d’envoyer leurs réflexions par email avant ou après la réunion.

• Stimuler la créativité et la collaboration dans l'équipe

Valoriser toutes les contributions de la même manière pour donner confiance, encourager chacun à approfondir ses idées, transformer les erreurs en opportunités d’apprendre…

Intéressé.e par nos webinars ? Consultez le programme de la fin d’année 2024 et inscrivez-vous ! Prochain rendez-vous le vendredi 11 octobre…

Article de blog rédigé par Laure Blancard : https://www.linkedin.com/in/laure-blancard/